Entender como funciona o processo de recrutamento e seleção dentro da sua empresa é o primeiro passo para desenvolver novas técnicas de contratação. Uma boa forma de mensurar a qualidade dos métodos é por meio dos indicadores de recrutamento e seleção, construídos e estabelecidos de acordo com as necessidades da sua equipe e da organização como um todo.
A definição de indicadores de recrutamento e seleção é tão importante que esse é um dos critérios para a obtenção de selos de gestão da qualidade, certificações que asseguram o alto nível organizacional da sua empresa e fazem com que ela se torne referência no mercado.
Ao longo desse artigo, você entenderá melhor o que são os indicadores de efetividade do processo de seleção, quais são as principais métricas que devem ser consideradas, como analisar cada resultado e qual a importância disso para a qualidade do recrutamento.
Por isso, não deixe de acompanhar o artigo até o final!
QUAL É A DIFERENÇA ENTRE MÉTRICAS E INDICADORES?
As métricas estão ligadas às atividades e os indicadores abrangem os processos e as atividades. Ou seja, as métricas estão ligadas ao nível tático e operacional, são dados brutos, que podem ser representados por números precisos ou não.
Já os indicadores dependem de um conjunto de métricas específicas. Ou seja, são as medidas calculadas a partir das métricas e servem para avaliar o desempenho da empresa, expressos de forma clara por percentuais e probabilidades.
O QUE SÃO INDICADORES DE RECRUTAMENTO E SELEÇÃO?
Os indicadores de recrutamento e seleção são métricas utilizadas para determinar a eficiência de um processo. Por exemplo, se você trabalha com um blog, eles podem ser a quantidade de visitantes que entram no seu site, os comentários deixados, compartilhamentos e tempo de permanência na página.
FUNÇÃO DOS INDICADORES DE RECRUTAMENTO E SELEÇÃO
Os indicadores de recrutamento e seleção são dados que comprovam a eficiência das suas estratégias e o sucesso dos resultados. Existem alguns critérios que definem a qualidade dos mesmos. Assim, você pode se fazer algumas perguntas antes de começar a mensuração, como por exemplo:
- Eu consigo calcular essa métrica facilmente?
- Quanto tempo eu gasto para reunir os dados e esse retorno de investimento vale a pena?
- Todas as pessoas envolvidas no processo conseguem entender o meu indicador e todos os resultados?
- Existe um plano de ação que pode ser definido de acordo com os resultados obtidos?
- É possível gerar um histórico, criando uma visão periódica de resultados alcançados?
- O meu indicador gera valor para o meu processo?
Se a resposta para as perguntas foi positiva, então o indicador que você estabeleceu realmente trará resultados positivos para o aprimoramento do fluxo de trabalho.
Essas métricas são utilizadas para medir a qualidade dos candidatos contratados, o esforço exigido de cada profissional da sua equipe e os custos que envolvem cada processo.
Com essas informações em mãos, é possível estabelecer planos de ação para melhorar o processo e identificar falhas eventuais.
QUAIS SÃO OS PRINCIPAIS INDICADORES DE RECRUTAMENTO E SELEÇÃO?
Conheça os principais métricas:
1. TEMPO PARA CONTRATAÇÃO
Antes de mais nada, você deve ter em mente que vagas diferentes exigem modelos distintos. Isso significa que não existe uma fórmula universal para contratação e isso deve ser levado em conta na análise.
Isso significa que não existe uma resposta certa de quanto tempo deve ser gasto em cada processo: ao mesmo tempo que o preenchimento rápido de uma vaga pode implicar em uma decisão errada de contratação, a demora pode atrapalhar a execução das atividades diárias da empresa.
O indicador de tempo para contratação deve ser medido desde o momento em que a vaga é aberta e considerar todas as etapas do processo seletivo, como:
- O tempo levado para divulgar a vaga nos canais de comunicação;
- O período disponibilizado para que os candidatos interessados entrem em contato;
- A duração do processo, considerando etapas como ligação, envio de e-mails, agendamento de dinâmicas de grupo e entrevistas de emprego, envio de feedbacks e etc;
- O tempo de contratação, considerando o recebimento do feedback, envio de documentos e assinatura de contratos.
- A contagem do tempo deve ser feita para todos os processos seletivos que você realiza, possibilitando o cálculo de uma média de duração do fluxo completo. Isso pode ser definido pela seguinte equação:
Tempo gasto para preencher as vagas/número de vagas disponíveis = tempo para contratar.
2. CUSTO DA CONTRATAÇÃO
Todos os processos geram custos para o orçamento da empresa, como o aluguel de salas de reunião para dinâmicas de grupo e entrevistas individuais, o custo de ligações, alocação de colaboradores, contratação de agências e headhunters, investimento em softwares e etc.
O cálculo desses custos é definido pela equação:
Total gasto nos processos de recrutamento/Vagas preenchidas = Custo de contratação
Otimizar o dinheiro gasto em processos seletivos é uma forma de economizar e garantir o melhor custo/benefício.
3. FUNIL DE CONTRATAÇÃO
Encarar o processo de contratação como um funil ajuda você a criar uma visão sistêmica do processo e identificar pontos de melhoria.
São consideradas as seguintes etapas do funil, do topo para o fundo:
- Recebimento de currículos;
- Triagem de currículos;
- Dinâmicas de grupo;
- Entrevistas com o RH (Recursos Humanos);
- Entrevistas com o gestor;
- Contratações.
Lembre-se de que essas etapas podem variar de acordo com o processo de cada empresa, considerando que muitas organizações exigem etapas de testes, entrevistas com diferentes níveis de hierarquia, recolhimento de dados sobre os candidatos e etc.
Definir o seu próprio funil de contratação permite que o seu departamento de gestão de pessoas visualize indicadores isolados para cada etapa e também métricas interligadas, ajudando a medir o sucesso do processo.
O funil também está intimamente ligado com o tempo de contratação, já que os candidatos precisam passar por todas essas etapas antes de chegar efetivamente à contratação. É por isso que a visualização ajuda a entender melhor os indicadores utilizados para a elaboração de planos de ação que ataquem os pontos fracos do processo.
4. PERCENTUAL DE VAGAS FECHADAS DENTRO DO PRAZO
Um indicador muito fácil de ser analisado e controlado é o percentual de vagas fechadas em um prazo. Ele diz respeito à quantidade de vagas que são abertas no período pré-estabelecido e quanto tempo demoram para ser preenchidas, criando uma relação entre os processos.
Por meio deste indicador, é possível analisar quantos processos foram concluídos dentro do prazo e quantos ultrapassaram o deadline.
O cumprimento de prazos é essencial não apenas por questões burocráticas, mas também porque uma vaga em aberto significa que a empresa está sendo prejudicada no que diz respeito à execução das atividades necessárias para o andamento do negócio.
O atraso significa falhas operacionais e/ou dificuldade na atração de candidatos, o que torna necessária a implantação de um plano de ação desenvolvido para remediar a situação.
5. MOTIVOS PARA FECHAMENTO FORA DO PRAZO
Para chegar ao percentual de vagas fechadas em atraso, basta dividir o número de ocorrências pelo total de vagas e, depois, multiplicar o resultado por 100.
Os softwares também permitem a automatização desse cálculo, eliminando o trabalho manual e otimizando a gestão de tempo da sua equipe.
Lembre-se também de analisar os motivos para que as vagas sejam fechadas fora do prazo. Sistematizar essas informações facilita a identificação dos problemas e a criação de soluções inovadoras para que as próximas vagas não sejam impactadas por atrasos na contratação.
6. TURNOVER EM CONTRATAÇÕES RECENTES
O turnover é um termo em inglês que significa renovação. No caso do recrutamento, esse geralmente é um indicador negativo, já que o turnover representa a porcentagem de pessoas que deixaram a empresa durante o período de experiência.
A análise do turnover indica efetivamente a qualidade do processo seletivo, ou seja, se o departamento de recursos humanos conseguiu atrair e contratar o candidato certo de acordo com tudo o que era esperado para vaga.
É por isso que ressaltamos a importância de analisar diferentes critérios além do simples currículo impecável: a experiência prévia de um candidato e os conhecimentos técnicos que ele possui nem sempre são o suficiente para que ele seja a escolha ideal.
A cultura da empresa é um dos fatores que mais aumentam o turnover. Ao contratar um candidato, é preciso ter a certeza de que ele se encaixa no perfil da empresa e concorda com a missão, visão e valores definidos pela organização.
Os testes de personalidade são ótimos aliados para garantir essa integração, conhecida como fit cultural. Ao conhecer melhor a personalidade dos profissionais, é possível definir se ele realmente combina com a identidade da organização.
Além disso, é preciso considerar também o perfil da equipe de pessoas com as quais esse profissional trabalhará. A sinergia é essencial para o trabalho em equipe e bom funcionamento das atividades, por isso não pode ser deixada de lado durante o processo.
Outra forma de diminuir o turnover é manter contato com o gestor da vaga durante todo o processo. Ele será capaz de identificar os melhores profissionais de acordo com o que ele espera, assim como fornecer informações relevantes para a execução das tarefas.
Um turnover muito alto implica em retrabalhos, ou seja, a vaga ficará novamente em aberto e será necessário repetir todo o processo de contratação, aumentando os custos para a organização.
Esses são alguns dos principais indicadores que você pode começar a analisar para melhorar a forma como os colaboradores são contratados.
Além dos itens citados acima, você pode analisar também a rotatividade de funcionários, que diz respeito não apenas ao processo seletivo, mas também o número de pessoas que deixam a empresa por motivos diversos.
COMO ELABORAR INDICADORES DE RH?
Para acompanhar os indicadores de recrutamento e seleção é necessário o uso de alguns recursos. Planilha de controle de recrutamento e seleção, acompanhamento dos resultados com o recrutamento e seleção, mensuração das despesas com recrutamento e seleção, além de muitos outros indicadores de RH.
1. PLANILHA E SOFTWARE PARA ACOMPANHAMENTO
Fazer uma planilha de indicadores de recrutamento e seleção excel ou investir em softwares? Ambos são importantes e podem ajudar a sua empresa.
Os programas ajudam a sua equipe a economizar muito tempo, liberando espaço para a análise qualitativa dos candidatos, além de permitir muito mais economia
Afinal, por meio dessas plataformas é possível eliminar etapas presenciais pela realização de testes online e o envio de perguntas em vídeo. Você também consegue enviar feedbacks em larga escala por e-mail, reduzindo os gastos com as ligações telefônicas,
O software também pode substituir a terceirização do processo, eliminando os custos de contratação de headhunters e agências. Contar com a ajuda da tecnologia é uma ótima dica para diminuir os gastos com o processo.
Além disso, você pode fazer o controle de recrutamento e seleção excel. Com o programa é possível criar uma planilha de indicadores de recrutamento e seleção. Com a planilha recrutamento e seleção fica mais fácil entender cada uma das métricas.
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2. PLANO DE AÇÃO DE ACORDO COM OS INDICADORES
Quando você começa a analisar indicadores periodicamente (pode ser algo feito semanalmente, mensalmente, por trimestre, enfim, tudo depende da sua necessidade), você começa a identificar pontos de melhoria nos processos.
Os planos de ação são desenvolvidos justamente para corrigir essas “falhas”, garantindo a qualidade do processo seletivo, diminuindo custos, evitando a necessidade de recontratações e de prejuízos nas atividades da empresa.
Desenvolver o ataque aos pontos de melhoria é algo muito particular de cada empresa, então é imprescindível que você conheça a fundo todos os processos da organização para entender o que poder ser feito para melhorar as contratações.
Como já mencionamos acima, uma boa dica para melhorar os indicadores definidos por você é o investimento em um software. Essas plataformas automatizam o processo e evitam erros operacionais, além de diminuir significativamente o tempo e custo de contratação.
Existem diversos modelos disponíveis no mercado com funcionalidades diferentes para atender às necessidades de todas as empresas. A pesquisa e análise de qual é a melhor opção para a sua área pode ser o primeiro passo para a melhoria das métricas estabelecidas e a criação de times eficientes e vencedores dentro da empresa.
Agora que você já conhece a importância dos indicadores de recrutamento e seleção, quais são as métricas mais utilizadas pelos profissionais de recursos humanos e como é possível criar um plano de ação para melhorar os fluxos internos, chegou a hora de conversar com os seus colegas de trabalho sobre as melhores práticas de análise e controle dos processos seletivos.
Em pouco tempo, você será capaz de perceber mudanças significativas na gestão de pessoas e qualidade do quadro de colaboradores. Acredite, vale a pena!
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