Imagine-se na seguinte situação: você viajou a trabalho para encontrar com um possível cliente. Assim, durante a sua viagem, você arcou com diversos gastos como estadia, gasolina e alimentação.
Para não ficar no prejuízo, a empresa que você trabalha está preparada para te reembolsar todos os custos de sua viagem, tomando como base a política de reembolso da empresa.
Agora que você já imaginou esse cenário, consegue me responder quais destes gastos são reembolsáveis? E como se dá o reembolso de despesas? Se a resposta for não, então continue lendo, pois veremos a importância do reembolso de despesas e como fazê-lo com maior flexibilidade.
O que é reembolso de despesas?
O reembolso de despesas pode ser entendido como o processo o qual as empresas restituem os gastos que os colaboradores têm ao desempenhar suas atividades. Assim, se sua organização não contar com uma política de reembolso bem arquitetada, ela pode acabar tendo dores de cabeça com as leis trabalhistas e tributárias.
Seja para viagens, gasolina, gastos do home office ou qualquer outra despesa que o funcionário tiver em suas atividades laborais, as empresas devem estar preparadas para arcar com os custos.
Confira agora os principais tipos de reembolso de despesas.
Auxílio home office
Com a pandemia causada pelo coronavírus, inúmeros trabalhadores se viram obrigados a levar seus locais de trabalho para dentro de casa. Com isso, gastos que antes eram considerados pessoais — como água, luz e internet — também passam a ser incluídos como despesas de trabalho.
Também por isso, as empresas passaram a acordar com seus colaboradores o auxílio home office, que deve cobrir gastos com equipamentos e infraestrutura necessários para o trabalho remoto.
Reembolso de combustível
Um dos pontos mais problemáticos para os gestores ao criar uma política de reembolso, é estabelecer como serão feitos os reembolsos de combustível. Em casos que o funcionário precisa se deslocar para o trabalho, a empresa pode calcular a média de consumo de combustível para, assim, reembolsar o colaborador de forma justa.
Reembolso de viagens
Durante uma viagem a trabalho, é esperado que o colaborador tenha gastos com hotel, passagens e alimentação. Nesse cenário, a empresa deve orientar o seu colaborador sobre quais passagens e hospedagem reservar e definir um limite de gastos para cada uma dessas despesas.
Reembolso de gastos
Ainda que não precise viajar, os funcionários por vezes precisam se deslocar pequenas distâncias para visitar clientes ou realizar cursos, por exemplo. Nesses casos, a empresa deve exigir os comprovantes de pagamento de táxis ou aplicativos de transporte particular para ressarcimento dos gastos.
Há também a possibilidade de disponibilizar um veículo para o colaborador e um cartão de vale combustível.
Reembolso de despesas: o que diz a CLT?
De acordo com a Consolidação das Leis Trabalhistas — lei que regulamenta as relações de trabalho no Brasil — os reembolsos empresariais podem se dar de diversas formas.
- O colaborador pode encaminhar os comprovantes e notas fiscais dos seus gastos para o setor financeiro, que deverá realizar o ressarcimento;
- O empregador pode, antes da viagem, disponibilizar uma quantia que deve ser utilizada durante aquele período;
- Pode ser feito de maneira mista, com parte dos valores sendo adiantados pela empresa e a outra parte sendo compensada após o envio dos comprovantes de pagamento.
Para qualquer um desses casos, existem formas de melhorar o processo de reembolsos de despesas da sua empresa. Veja a seguir como fazer isso.
Como melhorar o processo de reembolso de despesas?
Quem já teve que lidar com reembolsos de despesas dos funcionários sabe que realizar esse processo da forma tradicional pode ocasionar diversos problemas. Notas ilegíveis, lançamentos errados e falta de comprovantes de pagamento são algumas das dores de cabeça que não apenas retardam o processo de reembolso, como também afetam a satisfação dos colaboradores.
Para evitar desgastes desnecessários ao realizar esse processo, confira quatro passos simples para otimizar o reembolso de despesas da sua empresa:
1. Elabore uma política de reembolso
A melhor forma de padronizar os processos de reembolso de sua empresa é elaborar uma política de reembolso que seja acessível aos colaboradores. Nela, deve estar descrito, de forma simples e objetiva, como deve ser feito o processo de reembolso.
Esse documento servirá como um manual para os colaboradores. Por isso, deve-se especificar em quais circunstâncias o funcionário pode solicitar um reembolso e quais são os gastos reembolsáveis.
Não deixe de incluir também o limite de gastos que os colaboradores podem ter em viagens e outras situações. Além disso, a política de reembolso deve explicar como devem ser entregues os comprovantes e notas fiscais.
Por fim, não deixe de estabelecer prazos para realizar os pagamentos. Isso evita conflitos com os colaboradores que, por vezes, não têm expectativas de quando serão ressarcidos seus gastos.
2. Digitalize os procedimentos
De uns tempos para cá, todo e qualquer processo realizado em papel tem sido adaptado para as telas de computadores, tablets e smartphones. Para o reembolso de despesas, a digitalização pode significar um menor volume de papel e uma maior organização do processo.
Atualmente, existem no mercado inúmeras ferramentas que agilizam o processo de reembolso de despesas. Mas, independentemente do software que você escolher, tenha em mente que o processo de reembolso não deve ser encarado de forma separada.
Dito isso, uma dica valiosa é priorizar sistemas que possibilitem que esse processo seja integrado aos demais, para que assim os responsáveis pela contabilidade tenham uma visão geral dos gastos da empresa.
3. Use um cartão de benefícios flexíveis para o reembolso
Ao contrário dos cartões de benefícios tradicionais, os cartões de benefícios flexíveis permitem que a empresa tenha mais praticidade ao concentrar todos os benefícios dos colaboradores em um só cartão. Agora imagine o quão prático pode ser realizar o processo de reembolso em cartão de benefícios.
Com isso, a empresa pode distribuir, da forma mais conveniente, o saldo disponível para o funcionário gastar com cada categoria de benefícios, possibilitando assim um panorama geral das necessidades dos colaboradores.
4. Revise (constantemente) o processo
Agora que a sua política de reembolso já foi elaborada, você deve acompanhar frequentemente o processo para identificar maneiras de aprimorá-lo.
Quais pontos da sua política geram mais dúvidas nos colaboradores? Os prazos dispostos estão sendo cumpridos? O documento é de fácil acesso e compreensão para todos os funcionários? Todas essas questões devem ser levadas em consideração para fazer com que sua política de reembolso seja tão simples quanto completa.
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Este artigo foi produzido pela Eva Benefícios.
Fonte: Rh Portal
Opinião RH 