eSocial: Ele pode aumentar a produtividade do RH

O eSocial tem sido uma das grandes dores de cabeça de equipes de RH do Brasil. Mas, acreditem: com a unificação do envio de informações do empregado pelo empregador ao Governo, a tendência é que o projeto simplifique a rotina dos profissionais que atuam na gestão desses dados, revertendo em mais produtividade. Toda companhia que trabalhar com sistema adequado e equipe capacitada, além de guiar as ações com base nas leis, conseguirá atravessar por esse momento sem traumas.

É claro que toda mudança gera impactos, e com o eSocial não será diferente. O período de transição, por exemplo, poderá passar a sensação de trabalho em dobro, já que antigos processos serão mantidos por algum tempo. Mas, trata-se de um processo natural de migração. O importante é que estamos no caminho evolutivo de otimização das rotinas.

Dentro dessa tentativa de trazer à luz alguns dos benefícios da implantação do eSocial, convido os profissionais de RH a refletirem sobre sete pensamentos positivos com relação ao projeto. Sugiro uma tentativa, porque ele já é realidade e não tem mais volta.

  1. “Finalmente terei as obrigações acessórias centralizadas!” – Sabe aquele processo de preencher GFIP, CAGED, RAIS e DIRF? Esqueça. Agora, todas as informações serão enviadas para uma única base de dados, sem o desgaste de preencher o mesmo dado em diferentes formulários.
  2. “Não precisarei mais instalar e atualizar programas no meu computador!” – O eSocial é uma ferramenta online, ou seja, na nuvem, o que exclui a necessidade de instalar e atualizar programas do Governo. Essa tecnologia também facilita o acesso aos dados, que pode ser feito a qualquer horário e de qualquer lugar.
  3. “Adeus ao processo de gerar e importar arquivos!” – Todas as informações do funcionário serão transmitidas ao Governo a partir do sistema de Folha de Pagamento. Ou seja, não é preciso preencher os dados em um formulário, gerar o arquivo e depois importá-lo no site do Governo. Os profissionais acostumados a enviar as declarações SEFIP e GFIP mensalmente sabem do que estou falando.
  4. “A tendência é de que os erros cadastrais sejam consideravelmente reduzidos!” – Quem lembra do FAP, no qual o SEFIP não reconhece as duas últimas casas decimais depois da vírgula? O resultado desse equívoco são valores calculados de maneira errada. Este é apenas um dos exemplos de informações transmitidas erroneamente.
  5. “Terei uma fonte segura de todo o histórico do profissional na empresa!” – O eSocial exige a prestação de informações trabalhistas e de previdência de maneira detalhada. Pode ser que isso dê um pouco de trabalho no começo, porém, em contrapartida, será a oportunidade de ter um retrato fiel da relação entre a empresa e o trabalhador. Essas informações poderão, inclusive, auxiliar o empregador na tomada de decisões com relação à gestão de seus colaboradores, o que contribuirá para a melhora dos processos.
  6. “Dessa vez eu não perco mais os prazos!” – O programa possui funções de notificações e alertas para que você não deixe prazos vencer. Ou seja, o papel do sistema de Folha do eSocial não é apenas receber o registro de informações trabalhistas e de previdência, mas também ajudar no gerenciamento desses dados e reduzir a incidência de erros operacionais.
  7. “Vou optar pelo certificado A1 para facilitar a minha vida!” – No eSocial, é possível utilizar o certificado A1 ou A3, mas é preciso atenção na escolha. No A3 há a vantagem do prazo de validade, mas ele possui uma capacidade limitada para o envio de informações, além de haver a necessidade de conexão por meio de senha. Já o A1 permite o envio de um número maior de informações, fica instalado no computador e a transmissão de informações é feita automaticamente.

Utilize o eSocial de maneira consciente, com atenção ao preenchimento correto dos dados, à legislação e aos prazos a serem cumpridos. O não cumprimento das novas exigências pode gerar multas que variam entre R$ 170,26 e R$ 132.916,84, de acordo com a natureza da infração.

Faça a sua arte! As mudanças são para melhor!

*por Patrícia Capistrano, consultora da Fortes Tecnologia

 

 

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