Checklist do RH: tudo o que você precisa preparar antes de cotar um plano de saúde empresarial

Vai realizar uma cotação de plano de saúde empresarial? Veja quais documentos, informações e indicadores o RH deve organizar antes de iniciar o processo com operadoras e seguradoras.

Para empresas com 100 vidas ou mais, uma cotação de saúde empresarial envolve muito mais do que informar a quantidade de colaboradores e solicitar preços às operadoras.

Quanto mais completas e organizadas estiverem as informações sobre a empresa, os beneficiários, o contrato atual e a utilização do plano, mais estruturado poderá ser o processo de cotação.

Por isso, preparei este checklist para profissionais de RH e gestores de benefícios com os principais pontos que devem estar organizados antes de uma nova cotação ou consulta ao mercado.

Dica para o RH: não espere a necessidade de uma nova cotação para reunir essas informações. Manter uma pasta atualizada pode facilitar muito o processo no futuro.

  1. Dados da empresa

Comece pelas informações cadastrais que identificam a empresa e os responsáveis pelo processo.

Tenha organizado:

Razão social do estipulante;
CNPJ;
CNPJs de todas as empresas que participarão da cotação;
Nome do responsável pelo RH;
E-mail;
Telefone ou WhatsApp para contato.

Caso existam diferentes empresas ou unidades participando do mesmo projeto, é importante que todos os CNPJs envolvidos estejam identificados.

  1. Informações dos beneficiários

A composição da população é uma das principais informações utilizadas durante uma cotação de plano de saúde empresarial.

Prepare uma base atualizada contendo:

Funcionários titulares;
Dependentes, como cônjuges e filhos;
Data de nascimento;
Faixa etária;
Sexo;
Identificação entre titular e dependente.

A base de vidas deve ser organizada preferencialmente em planilha Excel.

Para beneficiários com 59 anos ou mais, mantenha também a idade correta e a identificação de cada usuário.

  1. Informações do contrato de saúde atual

Se a empresa já possui assistência médica empresarial, reúna as principais informações sobre o contrato vigente.

Tenha em mãos:

Operadora ou seguradora atual;
Data de renovação;
Planos contratados;
Quantidade de vidas em cada plano;
Valores e custos atuais;
Valores de reembolso de consultas;
Elegibilidade de cargos por plano.

Caso a empresa trabalhe com mais de uma operadora ou seguradora, essas informações devem ser organizadas separadamente.

  1. Modelo de contratação e coparticipação

Outro ponto importante é entender exatamente como o benefício está estruturado.

Verifique se a contratação é opcional ou compulsória e organize informações sobre:

Percentual ou valor pago pela empresa;
Percentual ou valor descontado do funcionário;
Contribuição dos dependentes;
Regras de elegibilidade;
Modelo de coparticipação.

Quando houver coparticipação, identifique se os valores são cobrados em percentual ou valor fixo e em quais situações, como:

Consultas;
Pronto-socorro;
Exames;
Terapias;
Procedimentos;
Internações;
Atendimento ambulatorial.

Também é importante identificar como ocorre a reversão da coparticipação dentro do contrato.

  1. Sinistralidade: um dos principais indicadores do contrato

O relatório de sinistralidade do plano de saúde empresarial é uma das informações mais relevantes para compreender o comportamento do contrato.

Solicite à atual operadora o relatório oficial dos últimos 12 meses, preferencialmente atualizado e com baixa defasagem.

Entre os dados importantes estão:

Prêmio;
Sinistro;
Evolução da quantidade de vidas;
Histórico de utilização;
Maiores utilizadores;
Informações necessárias para análise dos casos de maior impacto.

Esses dados ajudam a construir uma visão mais completa do histórico do contrato e das necessidades da empresa.

Atenção: uma cotação não deve ser analisada somente pelo preço. Conhecer o histórico e os indicadores do contrato é fundamental para avaliar as condições apresentadas.

  1. Afastados, aposentados e situações especiais

Também devem ser identificadas situações específicas existentes na população segurada.

Entre elas:

Funcionários afastados;
Aposentados;
Prestadores de serviços;
Agregados;
Beneficiários em Home Care;
Liminares;
Tratamentos de alta complexidade;
Medicamentos ou tratamentos fora do Rol, quando aplicável.

Dependendo do caso e das exigências da companhia, poderão ser solicitados documentos e informações complementares.

Também é importante verificar corretamente a situação de demitidos e aposentados enquadrados nos artigos 30 e 31 da Lei nº 9.656/98, incluindo quantidade de beneficiários, custos e forma de pagamento.

  1. Casos de maior complexidade

Algumas condições podem exigir uma análise específica durante o processo de cotação.

É importante que o RH saiba identificar a existência de situações como:

Tratamentos oncológicos;
Home Care;
Cirurgias de maior complexidade;
Tratamentos neurológicos;
Nascimentos prematuros;
Tratamentos de alto custo;
Outros casos relevantes identificados no histórico de utilização.

Quando solicitado pelas operadoras ou seguradoras, poderá ser necessária documentação complementar para análise.

Importante: informações médicas e dados pessoais sensíveis devem ser tratados com acesso restrito, finalidade definida e os cuidados adequados de privacidade e proteção de dados.

  1. Organize a documentação para a cotação

Além das informações sobre o contrato, mantenha uma pasta específica com os documentos necessários ao processo.

Entre eles:

Base de vidas em Excel;
Dados cadastrais da empresa;
Informações do contrato atual;
Relatórios de sinistralidade;
Documentação complementar solicitada;
Formulários específicos das companhias;
Carta de nomeação da consultoria ou corretora, quando solicitada.

Cada operadora ou seguradora pode possuir seu próprio formulário de cotação, portanto novas informações poderão ser exigidas durante o processo.

Organização também faz parte da gestão do benefício saúde

O momento de procurar documentos, entender a composição das vidas e descobrir como o contrato funciona não deveria ser apenas quando a empresa decide realizar uma nova cotação.

Uma gestão ativa do plano de saúde empresarial passa pelo acompanhamento contínuo das informações.

Quando o RH conhece o contrato, acompanha a sinistralidade e mantém sua documentação organizada, ganha melhores condições para analisar propostas e participar das decisões relacionadas ao benefício saúde.

O objetivo não é simplesmente encontrar o menor preço.

É entender o cenário da empresa e buscar uma solução compatível com suas necessidades, sua população e sua estratégia de benefícios.

Vai realizar uma cotação de plano de saúde empresarial?

Se sua empresa está avaliando uma nova operadora, preparando a renovação do contrato ou buscando entender melhor os custos e condições atuais, uma análise especializada pode ajudar a organizar esse processo.

Vamos conversar sobre o contrato de saúde da sua empresa.


Confira o checklist do RH com os documentos, dados e informações necessários antes de realizar uma cotação de plano de saúde empresarial. Escrito por: Marcelo Furquim – Diretor da Medic Saude