Especialmente em função da pandemia da covid-19, enquanto muitas empresas seguem adotando, exclusivamente, o trabalho à distância, o modelo híbrido de trabalho, aquele que mistura a jornada presencial ao teletrabalho ou home office, ganhou muitas adesões no último ano.
Ao optar pela saída exclusiva do trabalho remoto e a volta ao presencial, as empresas precisam se atentar para algumas orientações de segurança e dicas de higienização, uma vez que a pandemia segue em alta no país.
Para isso, além desses cuidados, existem também ferramentas de gestão que podem e devem ser utilizadas a fim de facilitar a rotina de todos, principalmente em um contexto que mistura o trabalho presencial e à distância.
O que é o modelo de trabalho híbrido?
Como já mencionado, o modelo de trabalho híbrido consiste em adotar o trabalho à distância conciliando-o ao presencial.
O formato pode ser colocado em prática com um revezamento nos dias da semana, por exemplo, com um grupo trabalhando presencialmente às segundas, quartas e sextas e outro às terças e quintas, sendo invertidas as escalas a cada semana.
Esse tipo de trabalho já era adotado por muitas organizações, especialmente empresas e startups de tecnologia, uma vez que a maior parte das tarefas pode ser concluída sem que o funcionário esteja presente.
Muitas companhias, inclusive, realizam um esquema de trabalho remoto durante toda a semana, solicitando que os colaboradores compareçam presencialmente apenas um dia, geralmente na segunda ou sexta, para reunião de alinhamento.
Com a pandemia causada pelo coronavírus, esse número aumentou e muitos negócios foram pegos de surpresa, se vendo forçados a adotar esse modelo, mesmo sem nunca terem sequer cogitado a possibilidade.
Agora, passado um ano desde o início da pandemia, as empresas e colaboradores estão percebendo como esse formato, que proporciona mais flexibilidade no trabalho, pode ser adotado com um bom planejamento, além de utilizados os recursos trazidos pela tecnologia.
Dicas de ferramentas para utilizar ao adotar o modelo de trabalho híbrido
Uma das principais preocupações das empresas ao adotar o modelo de trabalho híbrido ou home office, refere-se à produtividade dos colaboradores e como realizar a gestão remota durante o isolamento.
Isso porque muitos negócios possuem uma cultura mais conservadora, entendendo que o funcionário só produzirá e entregará tarefas com qualidade se estiver sob a supervisão de um gestor.
Nesse último ano, a necessidade urgente de adoção desses modelos mais flexíveis e considerados inovadores mostrou que, com um planejamento correto, além do uso de ferramentas e softwares de gestão, é possível manter uma rotina de trabalho que dê bons resultados e, dependendo do caso, até melhores.
Veja alguns exemplos de ferramentas e softwares que têm sido muito utilizados pelas empresas:
Controle de ponto online
Por muito tempo, bater o ponto sempre foi algo realizado apenas dentro da empresa, seja com o ponto manual ou o relógio biométrico, por exemplo.
Com a publicação da Portaria 373, que autoriza o uso de sistemas alternativos de controle de ponto, as empresas que adotam o modelo de trabalho híbrido ou home office não precisam mais abrir mão desse processo de gestão tão importante.
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Para os funcionários que estão em casa, por meio de um aplicativo, instalado no smartphone ou tablet do colaborador, é possível registrar seu ponto e as informações são enviadas imediatamente para a empresa.
Já para aqueles que também vão à empresa em alguns dias da semana, uma tecnologia disponível no mercado permite que o funcionário registre o seu ponto sem que para isso faça contato físico com o dispositivo.
O sistema, disponível na empresa em formato de totem, realiza a leitura do QR Code presente no crachá do funcionário e ainda registra sua foto no momento em que ele marca o ponto, validando o registro.
Gestão de tarefas e projetos
Gerir projetos e entrega de tarefas, hoje, sem dúvidas é algo muito mais ágil e prático de se fazer com a ajuda de diversos softwares, ferramentas e aplicativos.
É o caso do Asana, uma plataforma de organização de equipes que permite criar fluxos de atividades em que várias pessoas podem colaborar ao mesmo tempo, com a abertura de demandas e compartilhamento de arquivos.
Com o layout do sistema, cujas tarefas podem ser distribuídas em quadros ou listas, todos os envolvidos conseguem visualizar as demandas abertas e em andamento, e seus respectivos prazos, e aquelas que foram concluídas.
Também é possível atrelar palavras-chaves às demandas para que, posteriormente, caso seja necessário fazer um levantamento ou relatório, todas as tarefas relacionadas a um tema específico possam ser encontradas facilmente.
Armazenamento em nuvem
Uma das tecnologias que, sem dúvida, mais tem facilitado a vida das empresas, não só na pandemia, é a possibilidade de contar com o armazenamento em nuvem.
Com ele, qualquer pessoa com acesso autorizado e internet, consegue buscar e incluir documentos diversos nas pastas compartilhadas, como fotos, vídeos e arquivos de texto, mesmo que esteja trabalhando de casa.
Com o modelo de trabalho híbrido, o colaborador pode iniciar um texto em casa e terminá-lo no trabalho, sem que para isso, seja necessário enviar e-mails ou mesmo usar dispositivos de memória móveis, como pen drives.
O Google Drive é um dos serviços de armazenamento e sincronização de dados mais utilizados, oferecendo uma plataforma com layout simples para uso pelos diversos públicos.
3 práticas fundamentais ao adotar o modelo de trabalho híbrido
Além de todo o planejamento para adoção do modelo de trabalho híbrido, bem como o uso das diversas tecnologias que facilitam e muito os fluxos, as empresas precisam estar cientes de que a pandemia não acabou e cuidados devem ser tomados.
Além de preparar o ambiente, é preciso reforçar a comunicação, com informações sobre distanciamento, uso de máscara e higienização, bem como elaborar um esquema que evite a presença de muitas pessoas dentro de um mesmo local. Veja detalhes sobre essas dicas:
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Investir em campanhas internas de cuidado e proteção
Por mais que a maioria das pessoas esteja repleta de informações e conhecimento sobre a covid-19 e sua gravidade, é muito importante que as empresas mantenham os comunicados, cartazes, e-mails, mensagens e adesivos.
Quanto mais reforçada for a comunicação interna na volta ao trabalho presencial e as mensagens que lembrem a todos o momento vivido, maiores são as chances de se evitar que mais pessoas se contaminem.
São exemplos a colocação de lembretes para uso de máscara e do álcool 70% e/ou higienização das mãos com água e sabão e até mesmo o uso de marcadores no chão para reforçar a importância de manter um distanciamento mínimo, em filas e em locais como o refeitório.
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Reforçar os protocolos de higiene e segurança no ambiente de trabalho
Muito necessária na rotina de qualquer empresa, a limpeza do ambiente de trabalho ganhou uma importância ainda maior com a pandemia, sendo fundamental contar com profissionais bem informados e capacitados.
Para isso, a organização deve treinar as equipes, aumentando as atividades de limpeza e, caso necessário, contratar mais pessoas, para que elas reforcem a higienização dos locais onde há maior movimentação, como na entrada, banheiros e salas de reuniões.
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Montar escalas diferenciadas para as equipes presenciais
Com o modelo de trabalho híbrido, essa dica tende a ser ainda mais adotada, principalmente porque um dos objetivos desse formato é reduzir o número de pessoas juntas em um mesmo ambiente.
Além do revezamento diário, com pessoas trabalhando presencialmente e outras atuando das suas casas, a empresa pode ainda alterar a jornada de trabalho dos funcionários, com horários de entrada, saída e intervalo para o almoço diferenciados das equipes presenciais.
Por exemplo, se um grupo chega às 8h, faz o intervalo para o almoço de 11h30 às 12h30 e sai às 17h. Enquanto isso, o outro grupo pode chegar às 10h, cumprir seu horário de almoço de 13h às 14h e encerrar o expediente às 19h.
Assim, o contato presencial é reduzido, além de que uma das equipes, a que entra e encerra o expediente mais tarde, contribui para redução do trânsito no horário de pico.
Ao optar pelo modelo de trabalho híbrido, empresas e colaboradores tendem a vivenciar um ambiente mais flexível e seguro, especialmente no contexto da pandemia da covid-19. Preparar-se para o retorno presencial, adotando as dicas de higienização e segurança, além do uso de tecnologia, é o que garantirá o sucesso dos negócios nesse contexto desafiador.
Opinião RH 