“Onboarding”torna-se online e exige novas práticas de empresas

Foto por Christina Morillo em Pexels.com

Organizações adotam métodos de integração mais detalhados com o uso de ferramentas digitais para atrair a atenção dos colaboradores

Da mesma forma que pessoas estão aprendendo e se adaptando à nova realidade imposta pela Covid-19, as empresas também fazem o seu trabalho de reinvenção de práticas e processos. Diante dessas mudanças, as companhias também têm mudado o formato dos seus onboardings, pensando em novas atividades com programas mais detalhados feitos de forma online.

“Hoje podemos trabalhar de qualquer lugar com uma internet boa”, aponta Maria Augusto Orofino, consultora de inovação especialista em RH. Para ela, estamos vivendo uma mudança cultural que irá muito além da pandemia. As empresas foram pegas de surpresa com a crise sanitária e agora estariam se adequando ao trabalho virtual buscando manter um modelo híbrido de trabalho, com o home office aliado ao trabalho presencial.

Ela conta que participou recentemente de um processo de integração para um grupo de 45 novos colaboradores de uma empresa de construção pesada e infraestrutura que durou cinco dias, com oito horas de atividades em cada um. “É uma ampliação e aperfeiçoamento do que se fazia presencialmente em um ou dois dias. Hoje é preciso que se traga muito mais informação para que as pessoas possam entender a empresa a distância e continuem trabalhando em seus lares”.

Durante esse período, foram detalhados todos os procedimentos de funcionamento interno da empresa; realizaram-se treinamentos com softwares e sistemas de armazenamento em nuvem; discutiu-se os sistemas e programas de inovação da organização; apresentou-se todos os planos de carreira e oportunidades existentes; e no último dia foram esmiuçados os conhecimentos próprios de cada área em reunião com os gestores. “Antes era dada uma aula genérica para todos e o que vemos agora é um amadurecimento dos programas de integração de forma remota”.

Esse novo modelo, entretanto, torna necessária a utilização de diversas ferramentas digitais para ocupar as pessoas e manter o seu interesse. Caso contrário, o colaborador pode se desconectar e não fazer o programa.  “Usar quizzes, vídeos ou fazer uma mesa redonda com perguntas e respostas de uma hora e meia, como aconteceu neste processo, é uma obrigação de quem está cuidando da inserção dos funcionários. O que eu tenho visto nos onboardings é um cuidado maior com quem está entrando”, afirma.

A especialista relata também o caso de uma empresa de software de São Paulo que enviou um kit de integração previamente com equipamentos e utensílios para os colaboradores usarem no home office, entre eles computadores, pantufas, canecas e cadernos de agendamento. “Antes tudo isso estava dentro do escritório. Agora é preciso criar uma logística que distribua esses materiais para que eles cheguem antes do início do onboarding”.

Leandro Figueira Neto, diretor de RH do Grupo Marista, que atua em diferentes setores como saúde e educação com escolas, universidades e hospitais, diz que a organização está realizando a integração principalmente pela internet para aquelas funções em que isso é possível. No caso de serviços essenciais, como o trabalho realizado em hospitais, ela é feita de forma presencial.

“A gente prepara uma aproximação com os futuros colegas dos colaboradores com quem eles terão mais contato e o gestor também organiza uma reunião com as equipes, tudo feito de forma digital”. Quando os organizadores do processo desejam veicular um conteúdo mais institucional, ele conta que é feito um tour virtual pelo memorial do Instituto Marista em Curitiba para apresentar a história do grupo, surgido há 200 anos. Além disso, conteúdos relativos à cultura organizacional também são disponibilizados na intranet.

“Isso tudo depende do tempo disponível e da área de cada um. Quando eu entrei no setor de Recursos Humanos eu tive que ficar dois meses estudando para entender a fundo a cultura da organização. Aqueles que estão entrando em áreas mais ligadas à transformação digital já entram de forma online com um conteúdo básico”, relata.

Nos hospitais do grupo, em que há uma maior rotatividade de profissionais, principalmente na área de enfermagem, os processos têm ocorrido de forma presencial, normalmente em ambientes ventilados e em horários espaçados para evitar a aglomeração de pessoas, informa o gestor. “Fazemos o agendamento, entregamos os equipamentos de segurança, treinamos os funcionários em todos os protocolos e entregamos o material higienizado sobre a empresa”.

Na Engie, grupo internacional que atua no setor de energia, a maior parte dos processos de integração também está ocorrendo de maneira online. Segundo Simone Barbieri, diretora de Pessoas e Cultura Engie Brasil, até setembro o onboarding estava sendo feito digitalmente, mas após esse período a empresa estimulou o retorno voluntário em alguns dias da semana para que os novos funcionários conhecessem aos poucos os escritórios e as pessoas.

“Onde temos escritórios (São Paulo, Rio de Janeiro, Belo Horizonte e Florianópolis), incentivamos os colaboradores a irem alguns dias para as sedes, desde que não façam parte de grupos de risco e com a capacidade dos locais limitada a 30% dos funcionários”, afirma.

No final de 2020, a ocupação dos espaços da empresa aumentou para 50% do total de colaboradores porque, de acordo com Barbieri, as equipes já haviam introjetado os protocolos de segurança de uso de máscaras e álcool em gel e porque foi verificado que na maioria dos escritórios o espaçamento entre as mesas permitia essa expansão.

O fato de a empresa ter feito contratações em várias cidades também estimulou o processo online. “O que fizemos foi criar uma agenda de interação com as equipes e com os principais stakeholders com quem as pessoas se relacionariam para aos poucos inseri-las, tornando a chegada delas mais tranquila”.

Em relação aos conteúdos do processo de onboarding, a diretora diz que eles variam segundo as áreas da organização, mas que o básico, feito no primeiro dia, consiste em uma apresentação do Grupo Engie e dos principais processos de funcionamento da companhia. A partir desse ponto, cada área cria sua própria programação de interações com os gestores e com as equipes para estabelecer as primeiras conexões.

“As apresentações são feitas pelo Teams por meio de powerpoints, mas estamos desenvolvendo um aplicativo para tornar o onboarding mais virtual”, afirma.

Orofino avalia que o que aconteceu desde março de 2020 foi uma descoberta de métodos e ferramentas pelas empresas. Segundo ela, as organizações possuíam um “bloqueio” que limitava até o uso das câmeras dos computadores pelos seus funcionários. “Setores e organizações mais inovadores estão mais abertos à tecnologia, mas isso não significa apenas startups, mas também aqueles com uma cultura organizacional voltada para a inovação, como é o caso do Magazine Luiza”.

Para Barbieri, no entanto, apesar de o online ter apresentado bons resultados, há elementos do presencial que são insubstituíveis. “Para estabelecer relações, o online funciona bem. Para fortalecer esses laços, criar confiança e intimidade com o outro, o presencial ainda é insubstituível”. (por Raul Galhardi)

Fonte: Melhor Gestão de Pessoas

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