Os desafios tecnológicos do eSocial

A primeira coisa que precisa ficar clara, cristalina, em relação ao eSocial, projeto do Governo Federal que irá unificar o envio de informações trabalhistas, fiscais e tributárias por parte das empresas: ele impactará todas as áreas das empresas, não só Recursos Humanos. O RH pode (deve) ser o piloto dessa implantação intramuros, mas todas as lideranças organizacionais precisam estar na mesma página em relação a isso sob o risco de diversos aparecerem lá na frente. Janeiro de 2018 já está aí.

Afinal, apesar dos sucessivos adiamentos da data de entrada em vigor do eSocial (que inicialmente estava previsto para valer a partir de janeiro de 2014), este período tem sido fundamental para a maturação do tema e entendimento, por parte das empresas, sobre as transformações que o novo formato de gestão das informações trará para o dia a dia dos gestores corporativos.

Pragmaticamente, o envio unificado das informações para os órgãos governamentais é a parte final de um processo que deve começar com a mobilização de todas as lideranças da empresa, não só o RH, como muita gente pensa. Não há mudança real sem comprometimento e engajamento e, ao longo dos últimos anos, o consultor Odair Fantoni, um dos maiores especialistas em eSocial no Brasil, tem sistematicamente alertado para a necessidade de as empresas reverem todos os seus processos e práticas antes de implantar qualquer sistema de gestão de dados. “Desde 2013, quando foram concluídas as primeiras análises do projeto eSocial, surgiram os alertas para que todas as empresas realizassem uma série de ações, chamadas ‘atividades prévias’, visando ajustar seus processos a fim de se adequarem às exigências desta nova obrigação acessória”, ele diz em artigo recente.

Alguns profissionais de RH logo perceberam a importância do desafio e começaram a mobilizar as lideranças internas, mas, de maneira geral, as respostas obtidas estiveram aquém do ideal. De nada adiantará rever e ajustar os processos se os gestores não estiverem conscientes do que pode acontecer com as empresas se as boas práticas não forem respeitadas.

Assim, dá para dizer que, se a conscientização dos gestores não é a principal ação, no mínimo é uma das principais e, todas as empresas, entidades, órgãos públicos, etc., devem realizá-la. Para mudar esse cenário, é necessário investir em ações de comunicação interna absolutamente alinhadas e eficazes, que façam com que todos os stakeholders reconheçam a importância do eSocial e das boas práticas na gestão dos dados organizacionais.

Isso está longe de ser um desafio apenas do RH das empresas, mas ninguém melhor que ele para pilotar essa iniciativa, uma vez que, antes de impactar a área de TI, por exemplo, a adequação ao eSocial passa prioritariamente pela Cultura (conscientização das necessidades de mudança, revisão de políticas, procedimentos e competências na gestão), Pessoas (capacitação de profissionais para as novas exigências e pontos de atenção na execução das ações) e Processos (máximo zelo com a qualidade das informações).

O que realmente importa

Ainda que muitas empresas já apresentem processos de gestão maduros e prontos para o eSocial, há ainda dúvidas acerca de alguns pontos específicos. Por exemplo: (1) há limite para atualizar o RET (Registro de Eventos Trabalhistas) de cada funcionário dentro de um mesmo mês? Ou ainda: (2) o que muda no Aviso Prévio de 30 dias?

Respondendo:

1. O Registro de Eventos Trabalhistas (RET) será um retrato da vida do empregado e poderá ser atualizado a todo momento, sem limite de interações.

2. O eSocial exigirá a transmissão do Aviso Prévio nas seguintes situações: Aviso Prévio trabalhado dado pelo empregador ao empregado, que optou pela redução de duas horas diárias; Aviso Prévio trabalhado dado pelo empregador ao empregado, que optou pela redução de dias corridos; Aviso Prévio dado pelo empregado (pedido de demissão), não dispensado de seu cumprimento, sob pena de desconto, pelo empregador, dos salários correspondentes ao prazo respectivo; Aviso Prévio trabalhado dado pelo empregador rural ao empregado, com redução de um dia por semana.

 

Tais questionamentos são naturais e serão dirimidos conforme as empresas forem se familiarizando com as novas rotinas e processos do eSocial. Não é preciso dispender tempo e energia com absolutamente todos os mínimos detalhes neste estágio. É preciso focar e otimizar a análise. Por isso, dá para identificar pelo menos quatro aspectos que devem estar no topo das prioridades e das atenções organizacionais para que a implantação do eSocial ocorra sem sobressaltos. Aqui estão:

1. Qualidade das informações cadastrais dos colaboradores: a sugestão é olhar com cuidado e revisar os processos empresariais que serão afetados pelas mudanças do eSocial como, por exemplo, informações para admissão, prévia consulta ao cadastro CNIS, prazos para preparar a admissão etc.;

2. Cultura de atenção aos detalhes e transparência: como gestores de pessoas, o RH e toda e qualquer liderança empresarial deve, face ao eSocial, promover internamente uma cultura de atenção a toda e qualquer informação que será utilizada para alimentar o sistema. Além disso, é importante treinar os profissionais que serão responsáveis pela interação com o software de envio de dados.

3. Solução tecnológica dedicada e eficaz: uma boa adequação ao eSocial passa pela adoção de uma solução tecnológica ajustada e em sintonia com a realidade da empresa. Busque softwares amigáveis, responsivos e flexíveis, que permitam integração com os sistemas já utilizados pelas áreas corporativas.

4. Parcerias sólidas e verdadeiras são essenciais: ninguém atinge determinado grau de excelência e sucesso sozinho. É preciso contar com empresas e business partners competentes e comprometidos para fazer com que a implantação do eSocial seja tranquila e efetiva. Não poupe esforços para encontrar esses parceiros.

Mudanças no dia a dia empresarial

De acordo com Leonardo Albuquerque, responsável pela área jurídica da ProPay, o eSocial não altera nenhuma legislação, mas sim otimiza a forma de envio e apresentação dos dados aos órgãos governamentais. “Um longo caminho que hoje é percorrido, será simplificado com o sistema: a fiscalização poderá ser automática, já que as compilações de dados estarão unificadas e o sistema irá automaticamente validá-los. A diferença é que, atualmente, a empresa que não cumpre com as regras é punida apenas quando há fiscalização. Com o eSocial, essa checagem será automática facilitando e implicando multa”, explica.

O que não quer dizer que uma fórmula única servirá para todos. “Atente-se às necessidades específicas do seu negócio. Eventos e arquivos que deverão ser enviados para o sistema, variam de uma empresa para a outra. Estar sempre alerta às alterações, datas, previsões, ambiente de testes do eSocial, ajuda nas adaptações e reajustes que necessitam ser realizados evitando desgastes ou custos desnecessários”, alerta Albuquerque.

Fonte – Profissional e Negócios

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