Até que ponto o WhatsApp pode ser usado a trabalho?

whatsEspecialista em produtividade dá dicas de como estabelecer limites para o uso do aplicativo

Mais de 30 bilhões de mensagens são enviadas diariamente via WhatsApp, com isso, um usuário médio acaba passando mais de três horas por semana conectado somente neste aplicativo. Durante o tráfego de informações, boa parte provém de assuntos relacionados ao trabalho, mas em números pessoais.

De acordo com a pesquisa realizada com 44 mil executivos em vários países pelo grupo Regus, especializado em ambientes remotos de escritório, o WhatsApp é o aplicativo mais utilizado pelos brasileiros, adotado por 95% dos profissionais, seguido pelo Skype, com 81%, enquanto 68% costumam fazer uso do Facebook Messenger. Com o uso indiscriminado dos programas, muitas pessoas reclamam que são acionadas por chefes, clientes ou colegas de trabalho fora do expediente ou finais de semana para resolver problemas pertinentes ao serviço, além de o fato de serem chamadas em seus números pessoais e receberem cobrança pela resposta. Mas até que ponto usar o número pessoal para fins corporativos é viável?

Para diminuir as chances de um profissional ser acionado durante o horário de descanso, Antonio Carlos Soares, CEO do Runrun.it e especialista em produtividade, sugere o uso de plataformas mobile de gestão do trabalho para delegar tarefas e trocar informações, melhorando a eficiência do trabalho. “Para o caso de demandas individuais ou em grupo, o acesso remoto permite organizar e priorizar as tarefas, evitando conversas longas e constrangimento aos funcionários, que já ficam cientes de que o fluxo de trabalho é feito pelo sistema, não pelo celular”, comenta o executivo.

whatsMas com o avanço da tecnologia, é comum que empresas busquem formas mais eficientes e acessíveis para a troca de informação, de preferência com um baixo custo, então adicionam os funcionários no aplicativo para conversas curtas. “Caso o colaborador se sinta forçado em fazer parte de grupos, o mais indicado é conversar com o gestor, mostrando seu posicionamento dentro da empresa. Se durante o expediente o trabalhador se dedicar integralmente em sua jornada, sem parar para resolver coisas pessoais, não existe aí um espaço para que, quando estiver em casa, seja atrapalhado por problemas da companhia.”, afirma Antonio Carlos Soares.

O especialista em produtividade dá algumas dicas para o uso do WhatsApp pessoal em conversas corporativas fora do horário de trabalho:

1. Silencie o grupo: assim as notificações não o importunarão. Você poderá visualizar as mensagens posteriormente e respondê-las em horários pertinentes. No caso de um grupo destinado à tarefas ou projetos, mantenha-o enquanto durar a tarefa, depois disso, não há necessidade;

2. Tire o modo de visualização: alguns funcionários se queixam que seus gestores usam as opções ‘online’ e ‘visto por último às’ para cobrar uma resposta imediata;

3. Faça parte de grupos com cautela: eles são uma ótima fonte de troca informação, mas as notificações constantes podem acabar importunando. A transferência de dados, imagens e áudios também podem lotar a memória do celular, fazendo com que o celular opere com uma velocidade menor. Por isso, avalie se é realmente necessária a permanência em grupos que tiverem mais te atrapalhando que beneficiando;
4. Estabeleça horários específicos para a verificação de mensagens: dessa forma, as respostas pertinentes ao trabalho serão dadas em horários propícios a ele;

5. Para assuntos urgentes, peça que te acionem por ligação: assim, o que for realmente necessário se torna prioridade;

6. Quando a mensagem for necessária para vários funcionários, use o grupo da empresa, mas se for destinada apenas a uma pessoa, opte pelo reservado: assim, o fluxo de mensagem é mais preciso e, no caso de cobranças, constrangimentos são evitados;

7. Mas, e se o WhatsApp estiver em meu celular corporativo, devo responder sempre que acionado? Neste caso vale um diálogo com o gestor para estabelecer os horários e as prioridades. No caso de uma urgência ou um processo que aguarda respostas, é possível uma interação rápida para sua resolução, mas se a conversa se prolongar, é possível cogitar a hipótese de dar a resposta posteriormente, durante o expediente, sem atrapalhar seu momento de descanso;

8. Fique atento ao seu comportamento: se você começar a responder mensagens fora de seu expediente, mesmo que seja algo simples, estará impulsionando uma cultura que será difícil de dissolver;

9. A empresa é quem deve fornecer o meio de comunicação das áreas: O uso do aplicativo pessoal para o trabalho não pode ser obrigatório ao funcionário.

 

Fonte: Administradores

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