O processo de onboarding é uma prática fundamental para empresas que buscam aprimorar a integração e retenção de seus novos colaboradores. Quando bem estruturado, pode fazer toda a diferença no sucesso do profissional dentro da organização. Além disso, é nessa fase que o colaborador tem a primeira impressão sobre a empresa e é importante que ela seja positiva e que ele se sinta integrado à equipe.
Por isso, neste artigo, vamos explicar o que é o processo de onboarding e qual a sua importância na integração de novos colaboradores. Ainda, daremos um passo a passo para a criação de um bom processo, além de dicas para identificar possíveis pontos de atenção em processos existentes e como fazer para mitigá-los.
O que é o processo de Onboarding?
Trata-se do conjunto de atividades e informações que uma empresa fornece a um novo colaborador para ajudá-lo a se integrar à cultura, às políticas e às práticas da organização. O objetivo do onboarding é garantir que o novo colaborador esteja preparado para desempenhar suas funções com eficiência, sinta-se bem-vindo e valorizado pela empresa, e entenda como seu trabalho se encaixa nos objetivos e nas metas da organização.
Nesse sentido, o processo de onboarding pode incluir desde apresentações formais, treinamentos e orientações, até atividades de integração com a equipe e eventos sociais. Cabe ao setor de Recursos Humanos de cada empresa determinar quais são as informações essenciais a serem passadas aos novos colaboradores, de acordo com seus cargos e funções nas equipes.
Qual é a importância da integração de novos colaboradores?
Ter um processo de onboarding bem estruturado pode trazer vários benefícios para a empresa e para os profissionais, tais como os que listaremos a seguir.
Melhora a retenção de funcionários
A atração e retenção de funcionários é um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas atualmente, especialmente em setores altamente competitivos. Manter os funcionários talentosos motivados é crucial para o sucesso de uma empresa a longo prazo, uma vez que a alta rotatividade de funcionários pode gerar custos elevados de treinamento, recrutamento e perda de conhecimento especializado.
Por isso, investir em um processo de onboarding eficiente pode ser uma estratégia inteligente para reduzir a rotatividade de funcionários e, consequentemente, gerar vantagens competitivas para a empresa.
Reduz o tempo de adaptação
O processo de onboarding é fundamental para ajudar os novos colaboradores a se adaptarem mais rapidamente às suas funções e ao ambiente de trabalho. Um processo de integração bem estruturado permite que os profissionais tenham uma compreensão mais clara das expectativas e objetivos da empresa, além de receberem informações essenciais sobre políticas, procedimentos e cultura organizacional.
Com isso, eles podem começar a trabalhar mais rapidamente e com mais confiança, o que leva a uma redução no tempo de adaptação e um aumento na produtividade. Além disso, um onboarding eficaz pode ajudar a minimizar a ansiedade e o estresse associados à entrada em um novo ambiente de trabalho, permitindo que os novos colaboradores se sintam mais confortáveis, motivados e confiantes desde o início.
Melhora a imagem da empresa
Um processo de onboarding eficaz pode ajudar a melhorar a imagem da empresa, mostrando aos novos funcionários que a organização se preocupa com eles e está investindo em seu sucesso e desenvolvimento profissional.
Iniciativas que envolvem a experiência do colaborador surtem efeitos que acabam extrapolando o ambiente organizacional, promovendo um reflexo positivo na forma como o mercado enxerga a empresa como marca empregadora.
Como fazer o processo de onboarding de novos funcionários?
Para que um processo de onboarding seja realmente eficiente, é fundamental tomar alguns cuidados. A seguir, listamos um passo a passo com os principais pontos de atenção.
Planeje o processo de forma estratégica
Comece o planejamento do processo identificando o que a empresa precisa que os novos colaboradores aprendam e alcancem durante o processo de onboarding. Ter essa clareza ajudará no levantamento das informações e atividades a serem incluídas nos treinamentos e materiais a serem oferecidos.
Ainda, organize o processo em uma sequência lógica, distribuindo os conteúdos em um cronograma que faça com que os colaboradores percebam sua evolução. Utilize ferramentas e materiais de apoio que tornem o aprendizado mais simples e prático, aumentando sua capacidade de absorção.
Personalize o processo de onboarding
Cada novo funcionário tem necessidades, habilidades e objetivos diferentes, portanto, personalize o processo de onboarding para atender às necessidades individuais de cada um. Conhecer os tipos de perfis comportamentais de cada um dos participantes do processo é essencial para criar uma experiência mais adequada às particularidades que eles possam apresentar.
A personalização é uma estratégia poderosa para aumentar a efetividade no processo de aprendizado e deve ser utilizada de forma inteligente. Na fase de desenvolvimento do processo, considere os possíveis cenários para que os ajustes sejam menos trabalhosos durante sua implementação.
Avalie e aperfeiçoe o processo de onboarding
Defina indicadores de desempenho para o processo e implemente um sistema de avaliação, com base nos feedbacks dos participantes. Colete essas informações ao final de cada turma e meça a eficácia do processo, verificando se os resultados esperados estão sendo alcançados. Sempre que necessário, faça ajustes.
Dentre os aspectos a serem avaliados, lembre-se de listar as ferramentas e materiais de apoio utilizados, tais como as apresentações, dinâmicas de grupo e cartilhas informativas. Por fim, peça sugestões de melhorias e não se preocupe caso seja preciso alterar muitas coisas, afinal, é melhor refazer todo o processo do que seguir com algo que não está trazendo benefícios à empresa.
Como identificar e solucionar problemas no processo de onboarding?
Se houver muitas dúvidas ou sugestões para ajustes no processo de onboarding, isso pode ser um sinal de que o processo atual não está funcionando tão bem. Logo, é importante avaliar o feedback tanto dos novos funcionários quanto de seus gestores e colegas de equipe para fazer ajustes regulares, melhorar sua eficácia e tornar o RH mais estratégico para o negócio.
A seguir, veja alguns sinais para se atentar e quais providências devem ser tomadas em cada um deles.
Demora na adaptação de novos colaboradores
A demora na integração de novos colaboradores acontece quando o tempo esperado para que essas pessoas comecem a apresentar resultados passa, mas elas ainda não conseguiram realizar entregas satisfatórias. Isso pode acontecer de duas formas: individualizada ou coletiva.
Se os casos de demora na adaptação forem pontuais, o problema pode estar na personalização do processo ou mesmo na relação com o gestor e colegas de time. Por outro lado, se o problema acontece com boa parte dos novos colaboradores, é sinal de que algo está errado no processo como um todo, logo, deve ser revisado e corrigido.
Feedbacks negativos de gestores e colegas
Receber feedbacks negativos sobre novos colaboradores é algo que demanda máxima atenção. Se alguém acaba de entrar e não está se adaptando bem, é preciso investigar, pois algumas hipóteses podem ser levantadas, tais como:
- o processo seletivo não foi eficiente e a forma como é feita a análise de currículos e entrevistas deve ser revista;
- o processo de onboarding foi falho e faltaram informações e direcionamentos importantes;
- os perfis comportamentais do novo colaborador, do gestor e do restante do time são conflitantes e isso vai requerer uma atuação diferenciada do RH para promover a integração de todos;
- o time ou o gestor não estava preparado para receber um novo integrante.
Falta de engajamento e motivação dos novos colaboradores
De forma geral, o novo colaborador chega na empresa com a motivação e engajamento bem altos, visto que é um novo ciclo começando de uma nova oportunidade em sua carreira. Quando essa motivação se perde rapidamente é preciso verificar como anda o clima e a cultura organizacional.
Não raro, as pessoas encontram uma cultura bem diferente da que imaginavam após entrarem na empresa e isso causa uma grande frustração. Por isso, dois pontos são extremamente relevantes nesses casos:
- nunca minta sobre a cultura no processo seletivo, garanta que todas as pessoas escolhidas sejam adequadas ao perfil cultural da empresa;
- cuide da cultura organizacional, realize pesquisas de clima periodicamente e invista no fortalecimento dos valores e das relações interpessoais dentro da organização.
Aumento na taxa de turnover
O turnover é um dos principais indicadores do RH e isso não é à toa. Afinal, de nada adianta realizar muitas contratações se as pessoas não permanecerem na empresa por muito tempo. A fonte do problema pode estar em vários fatores, dentre eles, o processo de onboarding.
Assim, sempre que o turnover aumentar, analise quantas das pessoas que saíram tinham pouco tempo de casa e quais foram suas motivações para deixar a empresa. Veja se a preparação oferecida no onboarding teve um impacto negativo e corrija todos os pontos prejudiciais encontrados.
Como vimos, um bom processo de onboarding pode aumentar a produtividade, o engajamento e a retenção dos funcionários, além de melhorar a imagem da empresa perante o mercado. Para tanto, é crucial que as empresas invistam para atender às necessidades de seus colaboradores e estejam alinhados com a cultura e objetivos da organização.
Opinião RH 