O portal do colaborador é responsável por tornar mais prática a vida do colaborador e otimizar a rotina dos profissionais das áreas de recursos humanos (RH) e departamento pessoal (DP).
Dessa forma, o portal consegue resolver uma das maiores dores do RH e do DP: o excesso de processos burocráticos. Assim, boa parte da rotina dos setores é automatizada, liberando mais tempo para atividades estratégicas.
O que é um portal do colaborador?
Explicando de maneira simples, o portal do colaborador é uma plataforma online que favorece a comunicação direta entre o RH e o DP com os colaboradores da empresa.
Sendo assim, é um espaço virtual pessoal para os profissionais e um importante canal de comunicação interna. Ele permite o acesso a informações trabalhistas, documentos e eventos.
Além disso, o portal do colaborador possui recursos que automatizam dados e processos internos. Por exemplo, ao acessar o perfil pessoal, os colaboradores podem solicitar férias e folgas. Por outro lado, os profissionais do RH e DP recebem a solicitação e avaliam a aprovação com mais praticidade. Sem a necessidade de ligações, troca de e-mails ou ida do colaborador aos setores presencialmente.
Por isso, essa ferramenta tem potencial de transformar o relacionamento entre os colaboradores e os profissionais de RH/DP em uma experiência agradável, inovadora e prática, uma vez que os colaboradores ganham autogerenciamento e praticidade.
Por outro lado, os profissionais de RH e o DP eliminam tarefas manuais, repetitivas e burocráticas, e organizam dados relevantes para o setor de maneira segura e prática.
Qual a importância do portal do colaborador para a empresa?
Existem vários aspectos que mostram a importância do portal do colaborador para as empresas e seus respectivos setores de RH e DP. Um desses aspectos é a possibilidade de implementar a gestão estratégica de dados, metas e objetivos. Nela, a empresa utiliza tecnologias para coletar, armazenar, disponibilizar e mensurar informações importantes.
Dessa forma, os processos, obrigações, demandas e dados dos profissionais, são gerenciados de forma ordenada e integrada. Assim, os processos que envolvem gestão de pessoas tornam-se otimizados.
Os resultados podem ser vistos, por exemplo, no cumprimento de regras da legislação trabalhista (concessão de férias, abonos e envio de eventos ao e-Social) e no uso de métricas para a melhoria de práticas internas, como a otimização da satisfação dos colaboradores e da política de inovação.
Outro benefício do portal do colaborador para a empresa é o fortalecimento da segurança dos dados e do cumprimento das normas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Essa legislação tem requisitos sobre tratamento de informações pessoais que precisam ser seguidos. Do contrário, a empresa pode sofrer multas e processos judiciais.
Em especial, os setores de RH e DP devem se preocupar com a LGPD, pois lidam com uma variedade de dados pessoais importantes. Sem esse cuidado, as informações podem cair nas mãos de criminosos virtuais ou ficarem expostas na internet.
Em contrapartida, uma empresa que cuida da segurança dos dados ganha respeito e credibilidade entre os colaboradores, órgãos legisladores e no mercado de atuação.
E para o colaborador?
Entre as vantagens para o colaborador, podemos citar, principalmente, a transparência das informações. No passado, os funcionários tinham pouco acesso aos seus dados trabalhistas. Muitas vezes, esse conhecimento só acontecia quando eram desligados ou se aposentavam da empresa.
Assim, se houvessem erros em lançamentos na folha de pagamento, remunerações obrigatórias não pagas e horas extras não computadas, iniciava-se uma longa fase de processos judiciais para acertar os erros e reparar danos.
Desde que o portal do colaborador foi desenvolvido, os profissionais podem notificar imediatamente o RH e o DP sobre falhas nos lançamentos e dados trabalhistas caso percebam inconsistências.
Além de transparência, isso gera um sentimento de confiança e parceria com a empresa. Outro benefício dessa ferramenta para os trabalhadores é a flexibilização e eficiência de processos, bem como a otimização da política interna de inclusão. Como assim? Vamos explicar.
No caso da inclusão, o portal permite que as equipes, que atuam de forma presencial ou remota, tenham acesso às suas informações pessoais. Sem essa ferramenta, os profissionais remotos teriam de se deslocar até a empresa para acessar esses dados ou solicitar o envio delas por e-mail.
Benefícios do portal do colaborador
Sem dúvidas, o portal do colaborador é um “divisor de águas” na comunicação interna das empresas. Para ficar bem claro os ganhos que o RH e o DP colhem com essa ferramenta, a seguir, apontaremos e explicaremos os principais benefícios.
Maior autonomia
Autonomia é ter liberdade para gerenciar o tempo e as tarefas do dia a dia. Por meio do portal do colaborador, os profissionais conseguem visualizar seus recibos de pagamento, benefícios, status de férias, além da possibilidade de atualizar seus dados pessoais como endereço, cursos realizados de forma independente.
O tempo que seria gasto com idas aos setores de RH e DP para realizar essas solicitações, conferência de papelada e espera para a realização de procedimentos, pode ser dedicado a outras atividades importantes, como: desenvolvimento de projetos estratégicos, realização de treinamentos, etc.
Personalização
Se existe uma coisa que encanta os colaboradores é a personalização. Isso significa que os serviços têm “a cara” ou perfil dos profissionais, uma vez que, atende às suas necessidades e desejos. Para entregar personalização, o RH e o DP precisam da ajuda do portal do colaborador.
Na prática, os profissionais sentem que os recursos foram feitos “sob medida” para eles, pois entregam exatamente o que precisam: a possibilidade de acesso fácil aos seus dados pessoais e trabalhistas.
Armazenamento de dados
O portal do colaborador é um funcional banco de dados da empresa. Sendo assim, o negócio não precisa se preocupar com a manutenção de um arquivo físico. Todas as informações ficam seguras no sistema alocado na nuvem.
Não importa onde estejam, os profissionais do RH e do DP terão acesso fácil aos dados para cumprir solicitações, prazos jurídicos e outros tipos de procedimentos.
Redução de tempo
O tempo é um dos bens mais valiosos que temos. Ainda mais para os setores de recursos humanos e departamento pessoal com uma infinidade de demandas para gerenciar.
Com o portal do colaborador, processos demorados são feitos em questão de minutos. Por exemplo: marcação de ponto, solicitação de férias e avisos para toda a empresa.
Empresa e colaborador alinhados
É essencial que a empresa e os colaboradores estejam conectados por meio de canais de comunicação. Isso ajuda a fortalecer o senso de pertencimento, engajamento, satisfação e a cultura do negócio.
Além de permitir o gerenciamento de dados pessoais e trabalhistas, o portal do colaborador ajuda os profissionais a se informarem com as novidades que acontecem na empresa.
Por exemplo: treinamentos, eventos importantes, novas regras de segurança e higiene, recentes mudanças nas políticas de benefícios e premiações dadas a profissionais de alto desempenho.
Melhoria no employer branding
A employer branding (marca empregadora) é uma das estratégias mais eficientes para a atração e retenção de talentos, captação de investimentos, formação de parcerias estratégicas e otimização do valor da marca no mercado de ações.
Por meio do portal do colaborador a empresa otimiza a employer branding, pois:
- Melhora os níveis de satisfação dos colaboradores;
- Se posiciona como uma organização que preza pela cultura da inovação e eficiência de processos;
- Demonstra que apoia a sustentabilidade, reduzindo o consumo de papel.
Opinião RH 