Você escreve e-mails ou livros?

emailLi e achei muito inteligente o que a professora Vivien Chivalski, da excelente Integração Escola de Negócios, tem a dizer sobre emails. Leia e encontre todas as respostas sobre o assunto.

” Por que, muitas vezes, uma coisa que deveria facilitar a vida faz a gente perder tempo e ainda gerar frustração?

Vou ser mais direta: por que aparecem em nossa caixa de mensagens tantos e-mails confusos, desconexos ou que não precisamos receber? Por que escrevemos um e-mail para confirmar ou registrar um simples pedido feito ao colega da mesa ao lado?a

A comunicação eletrônica veio para ficar. Nasceu para ser uma ferramenta eficaz nos negócios e nas relações entre pessoas e empresas. O problema surge quando é usada de forma impensada e automática. O e-mail não existe para substituir um telefonema ou uma conversa. Também não faz sentido ligar para alguém, depois de enviar um e-mail para essa mesma pessoa, para explicar exatamente o que se quis dizer por escrito. Isso só confirma uma coisa: a mensagem não foi clara.

Muita gente gasta horas do dia lutando contra a sua caixa de entrada, com dezenas, centenas de e-mails não lidos ou pendentes. Nas piores situações, isso se torna um vício e a pessoa monitora a chegada de novos arquivos o tempo todo. Não se desliga, não cria, não usa outras formas de comunicação.

O uso inteligente do e-mail precisa fazer parte do nosso cotidiano. Temos que entender que a ferramenta existe para encurtar distâncias, facilitar processos, tirar do caminho coisas pequenas. Para que assim possamos investir nosso tempo com a comunicação que realmente importa. Tanto para nós quanto para a empresa.
Como isso acontece na prática? Deixo aqui algumas dicas:

1. Planeje seu texto. Não caia na armadilha de começar a redigir sem saber exatamente o que e para quem quer comunicar. Muita gente me pergunta: não é melhor começar logo a escrever? Será que as idéias podem vir enquanto digito o texto? Sim, elas podem vir, mas provavelmente de uma forma desorganizada, sem relação com o que é importante para o leitor. Minha recomendação é: pense em quem vai receber a mensagem. Tente antecipar as dúvidas do leitor e quais os pontos importantes que vão envolvê-lo.

2. Tenha um propósito claro: saiba exatamente o que você precisa comunicar no e-mail. Com isso, seu texto vai ficar mais claro e objetivo. E o leitor não vai ligar e perguntar: o que você realmente quer de mim?

3. Tenha a certeza de que você precisa enviar a mensagem para determinada pessoa. Evite uma possível resposta como: tudo bem, mas o que eu tenho a ver com isso? Assim, o fluxo de informação em sua empresa vai ser muito mais racional e efetivo.

4. Comece pela informação mais relevante para o leitor. Só depois dê exemplos, explicações e argumentos. Abandone aqueles inícios clássicos como: ‘ Considerando a reunião do dia tal ‘, ‘ Tendo em vista as necessidades do cliente ‘. Seja direto. Se quiser pedir algo, faça isso logo no começo. Se precisar esclarecer alguma coisa, evite rodeios.

5. Revise seu texto antes de enviá-lo. Parece óbvio, mas não é. Erros gramaticais, aquela palavrinha solta, uma frase sem sentido, tudo isso pode ser evitado com uma leitura criteriosa. Não deixe que a falta de tempo justifique o envio de uma mensagem mal escrita. É sua imagem que está em jogo.

 

Vivien Chivalski é professora da Integração Escola Negócios

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